ERP Software တစ်ခု စသုံးတော့မယ်ဆိုရင် ဘာတွေ သိထားသင့်လဲ

ဝယ်သူတွေအနေနဲ့ ERP စနစ်အသစ်တစ်ခုကို အသုံးပြုချင်တဲ့ ပြင်းပြတဲ့စိတ်က တစ်ခါတစ်လေမှာ ရိုးရှင်းပြီး အရေးပါတဲ့ အချက်တွေကို သတိမထားမိသွားတာမျိုး ဖြစ်သွားစေတက်ပါတယ်။ Software ရဲ့ Feature တွေ၊ စျေးနှုန်းနဲ့ ကောင်းကျိုးတွေကို အရမ်းအာရုံစိုက်ရာက ဒီ Software ဟာ အရှုပ်အထွေးကြီးတစ်ခုရဲ့ အစိတ်အပိုင်း ဆိုတာကို မေ့နေတက်ကြပါတယ်။ ဒီလို ကျော့ကွင်းမျိုးတွေက ရှောင်ထွက်နိုင်ဖို့အတွက် ERP စနစ်ကို အကောင် အထည်ဖော်ဖို့ Software vendor တွေနဲ့ ဆန်းစစ်မှုတွေမလုပ်ခင်မှာ ကိုယ့်ကိုကိုယ် ပြန်မေးသင့်တဲ့ မေးခွန်းလေး တွေကို ဖော်ပြလိုက်ပါတယ်။

#1 ERP software demo ကြည့်ချိန်မှာ ကျွန်တော်တို့အနေနဲ့ ဘယ်လိုသေချာတဲ့ မေးခွန်းတွေ ရှိနေသင့်သလဲ။

Software Demo ပြတဲ့အချိန်မှာ အရမ်းကို သက်တောင့်သက်သာနဲ့ အိပ်ရာကထလာသလိုမျိုး ပြုမူပြတဲ့ လုပ် ငန်းပိုင်ရှင်တစ်ယောက်ကို ကျွန်တော်မှတ်မိနေပါသေးတယ်။ သူရဲ့အပြုအမူဟာ ဝန်ထမ်းတွေရှေ့မှာ သူ ဘာ လုပ်လို့ လုပ်နေမှန်းတောင် မသိသလို၊ ဒါမှမဟုတ် ဘာလို့များ ငါ့ဝန်ထမ်းတွေက အခုလို Software Demo မျိုးကို မိတ်ဆက်ဖို့ စီစဉ်ရသလဲဆိုတဲ့ ပုံမျိုးပါ။

အဲ့လိုလူမျိုး ဘယ်တော့မှ မဖြစ်ပါစေနဲ့။ သင့်အတွက် Demo session ဆိုတာ Software တွေရဲ့ မတူကွဲပြားတဲ့ အခြေအနေနဲ့ ဖြစ်နိုင်ခြေတွေကို မြင်နိုင်မယ့် တကယ့်အခွင့်အရေးကောင်းဖြစ်တဲ့အပြင် ကိုယ်ဟာ ဘယ်လို Partner မျိုးနဲ့ လက်တွဲရမလဲဆိုတာကို အကဲဖြတ်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ သင့်လုပ်ငန်းရဲ့ ရာပေါင်းများစွာသော Transaction တွေကို စနစ်သစ်မှာ စတင်ထည့်သွင်း အသုံးပြုချိန်မှာ မမျှော်လင့်ပဲ ဖြစ်လာတဲ့ ပြဿနာတွေအ တွက် ကြိုတင်ပြင်ဆင်မှုမရှိတာမျိုးကို သင်လိုချင်မှာ မဟုတ်ပါဘူး။

ဒီလိုမျိုးတွေ ဖြစ်မလာစေဖို့ သင့်အနေနဲ့ ဘယ်လိုသေချာတိကျတဲ့ Feature တွေ၊ workflow တွေနဲ့ Function တွေကို Demo session မှာ တွေ့ရဖို့ မျှော်လင့်ထားတယ်ဆိုတာကို သင်နဲ့လက်တွဲဖို့ ရည်ရွယ်ထားတဲ့ Vendors ကို ပြောပြထားသင့်ပါတယ်။ Vendors က သင်လုပ်ငန်းနဲ့ပတ်သတ်လို့ စိတ်ဝင်စားမှုရှိရဲ့လား၊ နောက်ပြီး သင့်ရဲ့ ERP နဲ့ ပတ်သတ်တဲ့ ရည်မှန်းချက်အပေါ်မှာ ထည့်သွင်းစဉ်းစားပေးမှုရှိရဲ့လား၊ သင့်ရဲ့ စနစ်အသစ်ကို ဘယ်လို အကောင်အထည်ဖော် ဆောင်ရွက်အသုံးပြုချင်လဲဆိုတဲ့ မေးခွန်းမျိုးတွေ မေးရဲ့လားဆိုတာနဲ့ ယေဘုယျဆန်တဲ့ Demo ကိုပဲ ပြသွားခဲ့တာလား စတာတွေကို သတိပြု သုံးသပ်ရမှာပါ။

ဒီလို စေ့စေ့စပ်စပ်သုံးသပ်ခြင်းအားဖြင့် ဘယ် Software နဲ့ ဘယ် Partner ဟာ သင့်ရဲ့ ရည်မှန်းချက်ကို အောင် မြင်အောင် ကူညီပေးနိုင်မလဲဆိုတာကို အချိန်တိုအတွင်း ပြတ်ပြတ်သားသား နားလည်နိုင်စေမှာပဲ ဖြစ်ပါတယ်။

#2 အကြီးတန်း စီမံခန့်ခွဲသူတွေအနေနဲ့ ERP Project တစ်ခုအတွက် ဘယ်လောက်ရင်းနှီး မြုတ်နှံချင်တာလဲ ။

Software အသစ်ကိုစပြီး အသုံးပြုဖို့ဆိုတဲ့ကိစ္စဟာ လက်အောက်ဝန်ထမ်းတွေဆီကနေ အစပြုလာလေ့ရှိပါ တယ်။ ထပ်ခါထပ်ခါ မှားယွင်းမှုတွေနဲ့ အရည်အချင်းမပြည့်ဝမှုတွေဟာ တစ်ကယ့်လက်တွေ့မှာ ရသင့် ရထိုက် တဲ့ ရလာဒ်ကောင်းကို မစွမ်းဆောင်နိုင်ဘူးဆိုတဲ့ အချက်ဆီကို ဦးတည်သွားစေပါတယ်။ အဲ့ဒီနောက်မှာတော့ စီမံခန့်ခွဲသူတွေအနေနဲ့ ၀န်ထမ်းတွေကို သက်ဆိုင်ရာ လုပ်ငန်းဆောင်တာအလိုက် တာဝန်ခွဲဝေပေးဖို့အတွက် ERP System အသစ်ကို အဆုံးသတ်အနေနဲ့ အသုံးပြုဖို့ ဖြစ်လာခဲ့တာပါ။

အကြီးတန်းဝန်ထမ်းတွေအနေနဲ့ လုပ်ငန်းပိုင်းဆောင်ရွက်ခြင်းတွေမှာ ပူပေါင်းမှုတွေရှိခဲ့မယ်ဆိုရင်တော့ ကုမ္ပဏီ ရဲ့ ERP Software အကောင်အထည်ဖော်တဲ့ကိစ္စဟာ အောင်မြင်မှုရဖို့ အခွင့်အလမ်းပိုများပါတယ်။ ၀န်ထမ်းတွေ အနေနဲ့ သူတို့အထက်လူကြီးတွေရဲ့ ပူူးပေါင်းဆောင်ရွက်မှုတွေအပြင် Project ကို နှောင့်နှေး လမ်းလွဲသွားစေ မယ့် အရှုပ်အထွေးတွေကို အဓိက ကိုင်တွယ်ဖြေရှင်းနေတာကို သိခဲ့မယ်ဆိုရင် Project မှာ ပါ၀င်ပတ်သတ် လာဖို့ ပိုပြီး စိတ်ဝင်စားမှု ရှိလာမယ်လို့ သုတေသနတစ်ခုက အကြံပြုထားပါတယ် ။

# 3 လုပ်ငန်းပိုင်းဆိုင်ရာ ရည်ရွယ်ချက်တွေနဲ့ မဟာဗျူဟာတွေကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်း ချမှတ်ပြီးပြီလား ? ကျွန်တော်တို့ရဲ့ ကနဦးရည်မှန်းချက်ကို Software က Align လုပ်ပေးနိုင်မှာလား။

ခုရှုပ်မှနောင်ရှင်းဆိုသလိုမျိုး မထင်မှတ်ထားတဲ့ ပြသနာတွေကို ကြိုတင်ကာကွယ်ဖို့အတွက် မေးသင့် မေးထိုက် တဲ့ မေးခွန်းတွေကို မေးထားဖို့က အရမ်းကိုအရေးပါပါတယ်။ ကျွန်တော်တို့ရဲ့ လက်ရှိ Clients အချို့မှာ သူတို့ရဲ့ အရင်က လက်တွဲခဲ့ဘူးတဲ့ ERP Vendors တွေက မဖြစ်နိုင်တဲ့ ကတိတွေပေးတာမျိုးတွေ၊ အချိန်နဲ့ တပြေးညီ အလုပ်မလုပ်နိုင်တာမျိူးတွေနဲ့ လုပ်ငန်းပိုင်းမှာ အရေးပါတဲ့ အကဲဖြတ်မှုတွေကို အကူအညီ မပေးနိုင်တာမျိုးတွေ ရှိခဲ့ဖူးပါတယ် ။

ရလာဒ်အနေနဲ့ကတော့ စရိတ်စကကြီးမားတဲ့ အကောင်အထည်ဖော်မှုတစ်ခုဟာ အဖြေတစ်ခုထွက်လာဖို့ အ တွက် လနဲ့ချီပြီးနှောင့်နှေးသွားခဲ့ရတာပါ။ Client တစ်ခုဆို သူတို့ရဲ့ Vendors အဟောင်းနဲ့ တစ်နှစ်လောက် Project ရပ်နေခဲ့ပြီး လုံးဝကို လက်လျော့လိုက်လုနီးပါး ဖြစ်ခဲ့ပါတယ် ။

ကျွန်တော်တို့အနေနဲ့ သူတို့ရဲ့ စနစ်အသစ်တစ်ခု လည်ပတ်နိုင်ဖို့ ဘယ်လို ကူညီမှုတွေ ပေးနေသလဲ။

Vendors ရဲ့ ရွှန်းရွှန်းဝေတဲ့ အပြောတွေကြားမှာ မယိမ်းယိုင်သွားဖို့အတွက် Vendors နဲ့ စကားပြောချိန်မှာ သင့် လုပ်ငန်းရဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ကို ကြိုတင်ပြီး အချေခြထားဖို့လိုပါတယ်။ ဒီအချက်ဟာ Software ရဲ့ သတင်း အချက် အလက်နဲ့ပတ်သတ်ပြီး အာရုံထွေပြားမှုတွေ မဖြစ်ခင်မှာ သင့် Project ရဲ့ ဆောင်ရွက်ရမည့် အချိန်ကာလ အတိုင်းအတာတစ်ခုကို သတ်မှတ်ဖို့ရာ အထောက်အကူပြုပါတယ်။ ဒီလိုဖြစ်ရပ်မျိုးနဲ့ ပတ်သတ်ပြီး ၀ယ်သူအနေ နဲ့ ဘယ်လိုပြုမူ သင့်တယ်ဆိုတာကို ပြသတဲ့ Flowchart လေး တစ်ခုကို တင်ပြလိုက်ပါတယ် ။

သင့်ရည်ရွယ်ချက်တွေကို နက်နက်နဲနဲ လေ့လာဖော်ထုတ်နေချိန်မှာ သင့်အနေနဲ့ ထပ်ပြီးရှိလာနိုင်တဲ့ ဖြစ်နိုင်ချေ တွေအတွက်ကိုလဲ ထည့်သွင်းစဉ်းစားထားဖို့ လိုအပ်မှာပါ။ ဥပမာ သင့်ရဲ့ ၀န်ထမ်းတွေအနေနဲ့ ERP System ကို သွားရင်းလာရင်း အသုံးပြုနိုင်တာဟာ ထိရောက်မှုရှိတယ်ဆိုနိုင်ပေမယ့် သင့်လုပ်ငန်းရဲ့ သတင်း အချက်အလက် တွေအတွက် စိတ်ချ လုံခြုံမှုရှိဖို့အတွက် နောက်ထပ် ရင်းနှီးမြုတ်နှံမှုတစ်ခု လိုအပ်လာနိုင်တယ် ဆိုတာလဲ သိ ထားရမှာပါ ။

#4 ကျွန်တော်တို့ မှာ အစဉ်အလာ ရှိတဲ့ ERP စနစ် သို့ မဟုတ် Accounting စနစ် တစ်ခု ရှိနေပြီလား ?

ကျွန်တော်တို့ အလိုရှိနေတဲ့ တကယ့် စွန်းစားချင်စရာက ဘာဖြစ်နိုင်မလဲ။

လုပ်ငန်းတစ်ခုရဲ့ အလျင်အမြန် တိုးတက်လာခြင်း၊ ပူပေါင်းဆောင်ရွက်ခြင်းနဲ့ ရယူနိုင်စွမ်းစတဲ့ အချက်တွေဟာ တစ်ခုထက်ပိုတဲ့ Legacy System သို့မဟုတ် Accounting System တစ်ခု ရှိနေဖို့ကို ဦးတည်သွားစေပါတယ်။ တစ်ချို့သော လုပ်ငန်းတွေမှာဆိုရင် ကမ္ဘာတစ်ဝှမ်းမှာရှိတဲ့ ရုံးခွဲတွေအတွက် Software Vendors ပေါင်းများစွာ ရဲ့ အထောက်အပံ့ကို ရယူနေကြရပါတယ်။ တစ်ကယ်လို့ သင်ဟာ ပြန့်ကျဲနေတဲ့ သင်ရဲ့ မြောက်များစွာသော System တွေကို ERP Software အဖြစ် တစ်စုတစ်စည်းတည်းထားဖို့ စိတ်ကူးရှိတယ်ဆိုရင်တော့ သင့်အနေနဲ့ လုပ်ငန်းပေါင်းများစွာရဲ့ လုပ်ဆောင်ချက်တွေကို တူညီတဲ့စံနှုန်းသတ်မှတ်ပေးနိုင်တဲ့ Software တစ်ခု လိုအပ် လာမှာပါ။ သင့်အနေနဲ့ စီမံခန့်ခွဲသူတွေရဲ့ စွန့်စားနိုင်စွမ်းကိုလဲ ထည့်သွင်းစဉ်းစားပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အထူး သဖြင့် သင်ရဲ့ Legacy systems ဟာ ပုံစံတူ အချို့ Software တွေရဲ့ ပုံစံမျိုးအတိုင်းပဲလားဆိုတာမျိုးပါ။ ERP Software အသစ်တစ်ခု အကောင်အထည်ဖော်ခြင်းဆိုတဲ့  ကိစ္စရပ်ကြီးနဲ့အတူ Vendor တစ်ယောက်တည်းနဲ့ လုပ်ငန်းအကောင်အထည်ဖော်မလား ဒါမှမဟုတ် နောက်ဆုံးပေါ် အကောင်းဆုံးနည်းပညာတွေနဲ့ အတူ ပေါင်း စပ် အသုံးပြုမလားဆိုတာကိုပါ စဉ်းစားရမှာပါ။  ERP ကို Cloud ပေါ်မှာတင်ပြီး အသုံးပြုမလား ဒါမှမဟုတ် ကိုယ်ပိုင် Server- Client နည်းပညာအတိုင်းပဲ အသုံးပြုမလားဆိုတာမျိုးပါ ။

ချမှတ်ထားတဲ့ နည်းလမ်း စည်ကမ်းတွေအတိုင်း ERP Software တစ်ခုကို အကဲဖြတ်ပါ။

ERP Software တစ်ခုကို ရွေးချယ်တယ်ဆိုတာ  လုပ်နိုင်စွမ်းတွေ၊ စျေးနှုန်းတွေနဲ့ ကောင်းကျိုးတွေကို သုံးသပ် တယ်ဆိုတာထက် ပိုပါတယ်။ တစ်ကယ်မှန်ကန်တဲ့ အကဲဖြတ်မှုဆိုတာ အသေးစိတ် အာရုံစူးစိုက်မှုအပြင်၊ မေး သင့်မေးထိုက်တဲ့ မေးခွန်းတွေ မေးတာမျိုးပါ။ ဘယ်လိုမျိုးလဲဆိုတော့ –

–           ဖြစ်စဉ်တစ်ခုလုံးမှာ Upper Management အနေနဲ့ ဘယ်လောက် အထိပါ၀င် ပတ်သတ်ဖို့လိုလဲ။

–           ဘာတွေလိုအပ်နေလဲဆိုတာနဲ့ ဘယ်လိုတိုင်းတာ ဆောင်ရွယ်မလဲဆိုတာကို ကိုယ်တိုင် အတိအကျ နားလည်သဘောပေါက်ရဲ့လား။

–           လက်ရှိအသုံးပြုနေတဲ့ စနစ်အဟောင်းက ဘယ်လိုအခြေအနေရှိတယ်ဆိုတာနဲ့ စနစ်အသစ် အသုံးပြုဖို့ စွန့်စားချိန်မှာ ဘယ်လိုအရာတွေကို ရင်ဆိုင်ဖို့ရှိမလဲ။

–           Software Demo ပြသချိန်မှာ ဘယ်လိုတိကျသေချာပြီး သတ်သတ်မှတ်မှတ် ရှိတဲ့ ရည်ရွယ်ချက်မျိုးတွေ ရလိုသလဲ။

အဆုံးသတ်အနေနဲ့ ပြောရရင်တော့ သင့်လုပ်ငန်းရဲ့ လက်ရှိအနေအထားအတွက် ERP Software အသစ် ရှာဖွေခြင်းနဲ့ ဘယ်လိုနေရာမျိုးမှာ ရေရှည်အသုံးပြုချင်လဲ၊ တစ်ကယ်လို့ ဘယ် ERP Software က သင့်လုပ်ငန်း နဲ့ အသင့်တော်ဆုံးဖြစ်မလဲဆိုတာ သံသယ ရှိနေတယ်ဆိုရင်တော့ ကျွန်တော်တို့ရဲ့ consultant တွေက သင့် အတွက် အကောင်းဆုံးအကြံဉာဏ်ကိုပေးဖို့ အမြဲအဆင်သင့်ရှိနေပါတယ်။